¿Cómo un SGA puede transformar un almacén?

Lunes, 4 marzo 2019 | Redacción CEU

El desarrollo del e-commerce ha trastocado los antiguos parámetros del comercio tradicional. A simple vista, puede parecer que el aspecto más revolucionario de su llegada ha sido una considerable bajada de precios en los productos, pero la venta electrónica ha ido mucho más allá. El e-commerce permite adoptar acciones de valor agregado como la oferta de un servicio diferente, el establecimiento de plazos de entrega más flexibles o la personalización de los pedidos y productos en función de los deseos del cliente. Por supuesto, esto también se refleja en una nueva propuesta logística. ¿Qué diferencias existen entre la gestión de un almacén tradicional y uno que trabaja con e-commerce? ¿A qué retos se enfrentan los profesionales encargados de gestionar estos almacenes? ¿Cómo pueden responder a los desafíos de este nuevo contexto?

CEU IAM Business School celebró recientemente una jornada profesional centrada en el e-commerce y la gestión de almacenes: ¿Cómo elegir un SGA para el e-commerce? Cinco desafíos y cinco soluciones. En este encuentro, César González, consultor SGA en el departamento Reflex Logistics Solutions de Hardis Group, expuso cuáles son los desafíos actuales del comercio electrónico y cómo se pueden enfrentar mediante el uso de un software de gestión de almacenes. Hoy, en este blog, ofrecemos un resumen de las principales conclusiones de este evento.

¿Qué es un SGA?

En el comercio electrónico, la logística juega un papel estratégico pues la experiencia que tenga el cliente depende en gran parte de ella. El especialista de Hardis Group enumera seis aspectos fundamentales en la gestión actual de los almacenes centrados en e-commerce:

La disponibilidad total de los productos
La capacidad de manejar un volumen ingente de referencias
La posibilidad de ofrecer diferentes opciones de entregas
La rapidez como premisa para conseguir realizar entregas rápidas
La gestión de unidades
El trabajo en el área de personalizaciones

Para responder a todos estos aspectos, los profesionales que gestionan este tipo de almacenes cuentan con una herramienta llamada SGA. Se trata de un software de gestión de almacenes que va a permitir acompañar a cada una de las operaciones logísticas dentro de un almacén: recepción, almacenamiento, preparación y carga. También ofrece otras funcionalidades extra como la trazabilidad, la reglamentación y la integración. En otras palabras, un SGA es capaz desde organizar el trabajo en relación a la hora de salida de los camiones hasta indicar qué productos no deben situarse cerca en el almacén por cuestiones de seguridad.

Los cinco desafíos de la logística para e-commerce

1- Los pedidos en e-commerce

González explica que uno de los grandes cambios en los almacenes que trabajan e-commerce es que el pedido mínimo pasa de ser de un palé a un artículo. A su vez, cada pedido es único, tiene una dirección de entrega diferente y una personalización potencial. A esto se le suma la multiciplidad de los pedidos y las salidas y el elevado número de referencias de productos. Este nuevo contexto tiene que reflejarse de forma imperativa en un cambio organizativo en los almacenes, de no ser así, su gestión se vuelve prácticamente inviable. <<La volumetría es lo que hace finalmente inimaginable poder gestionar los pedidos manualmente. Las oportunidades de poder optimizar [los almacenes] con SGA son obvias hoy para la mayor parte de prestadores logísticos y empresas que gestionan procesos de e-commerce>>, señala el consultor de SGA.

Un SGA permite implementar una lógica basada en la reducción de los tiempos y los desplazamientos de los operarios. Estos programas se encargan de procesar todos los pedidos y de organizarlos según su tipología y las diferentes prioridades como los plazos de envío, las condiciones de entrega o el tipo de transporte.

2- Los picos de actividad y los trabajadores temporales

Otro de los fenómenos particulares del e-commerce es el diferente volumen de trabajo según las distintas estaciones y fechas. La actividad aumenta exponencialmente en ocasiones especiales como los "ciberlunes", las Navidades o los periodos de rebajas. El consultor de Hardis Group asegura que, en esos picos de actividad, los almacenes pueden llegar a pasar de dos operarios a cuarenta. Como solución, muchas empresas deciden contratar trabajadores temporales.

González considera que un SGA es un instrumento muy útil a la hora de guiar a los trabajadores en las diferentes operaciones dentro de los almacenes. Son herramientas intuitivas en las que tan solo son necesarios unos minutos de formación para su uso. De hecho, uno de los objetivos de las compañías que desarrollan estos programas es llegar a un diseño en el que no sea necesario la capacitación previa del empleado.

3- Visión en tiempo real: stock y personal

Tener una visión clara del estado de los pedidos es difícil cuando todos los pedidos son diferentes y el sistema es tan complejo (diferentes transportistas, horas de salida, plazos de entrega y flujos de movimiento dentro del almacén). Los jefes de almacén necesitan contar con indicadores fiables que muestren los datos en tiempo real para, de esta forma, detectar anomalías y realizar acciones correctivas con rapidez.

Según el especialista en logística, un SGA permite ver de un vistazo las operaciones que se están realizando, los pedidos retrasados y el estado actual de las existencias. También puede proponer indicadores y reasignar operadores en función de la carga de trabajo o la hora de partida de un camión.

4- Gestión de devoluciones y trazabilidad

González señala que las devoluciones forman parte de la promesa de servicios de las actividades de e-commerce, también que su gestión es muy costosa. Es por esa razón indispensable prever, automatizar y optimizar los procesos de retorno.

Estos programas facilitan la recepción de las devoluciones. Son capaces de identificarlas, procesarlas por unidades, gestionar sus anomalías, tomar sus datos, realizar las procedentes declaraciones de conformidad e interceptar las preparaciones en curso para poder agilizar el proceso.

5- Evolución y personalización

Por su carácter innovador, el e-commerce puede ir evolucionando y propiciando nuevos modelos de negocio. Un ejemplo de ello es la alternativa del "clic&collect". La legislación sobre aduanas o productos especiales también puede cambiar. Asimismo, existe una tendencia a la personalización que va desde el diseño de diferentes albaranes de acuerdo con el tipo de cliente hasta acciones sobre el propio producto.

Muchas veces estos cambios se han producido antes en otros países o ya han sido previstos por los desarrolladores. Estos programas hacen posible que los almacenes puedan adaptarse a estos cambios. Por ejemplo, si se personaliza un producto, el SGA también recoge la acción.

Este artículo sirve tan solo como un breve resumen del encuentro protagonizado por Cesar González. Aquellos interesados pueden ver el vídeo completo de esta jornada profesional en nuestro canal de Youtube. Por otro lado, CEU IAM Business School, junto con el Institute for Careers and Innovation in Logistics & Supply Chain, ha diseñado un Programa de Dirección en e-Commerce y Logística que proporciona a sus alumnos una experiencia práctica en comercio electrónico.