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Lunes, 16 septiembre 2019 | Redacción CEU
Nos ayudan a consolidar las estrategias, a tomar decisiones acertadas, a hacer despegar un proyecto o a realizar su apropiado seguimiento. Las reuniones de trabajo nos permiten crecer y avanzar, pero, en algunas ocasiones, también nos retrasan y limitan. Junto con las distracciones debido al uso de las redes sociales, la consulta diaria de un aluvión de correos innecesarios y la repetición de tediosos procesos que podrían resolverse en la mitad de tiempo, estos encuentros constituyen una de las actividades que más contribuyen a hacernos perder el tiempo en el trabajo; eso sí, siempre y cuando no han sido bien planteados. ¿Cómo tomar control sobre esta situación? ¿Qué errores debemos evitar al fijar reuniones de trabajo? ¿Qué hay que cuidar para que estos encuentros sean más productivos?
Uno de los estudios más citados a la hora de hablar sobre este tema es el de la agencia Robert Half International, recogido en El arte de la comunicación. Según el mismo, el 28% de reuniones de trabajo son innecesarias e improductivas, y no están convenientemente preparadas. Un factor que contribuye a entorpecer el trabajo diario y a reducir la productividad laboral. Teniendo en cuenta que pasamos gran parte de nuestra vida laboral reunidos o colaborando con otros profesionales, es esencial que nos preguntemos si estamos acudiendo a las reuniones adecuadas o estamos organizándolas de la forma oportuna.
¿Qué hace que una reunión fracase?
Si el porcentaje de reuniones infructuosas es alto, se debe en buena parte a que repetimos una y otra vez patrones poco acertados. Uno de ellos, aunque parezca contradictorio, es el de la constancia. Organizar reuniones basadas en un compromiso inquebrantable con la periodicidad puede resultar contraproducente. No quiere esto decir que este tipo de encuentros no sean increíblemente valiosos para hacer, por ejemplo, un adecuado seguimiento de un tema clave; pero sí que los profesionales y las organizaciones deben ser flexibles y adaptarse a las nuevas dinámicas y los cambios que experimente su entorno. En otras palabras, puede que una empresa emergente necesite fijar reuniones diarias al comienzo de su andadura, pero con el paso del tiempo estas citas quizás deban espaciarse más. Por otro lado, es posible que una empresa consolidada se olvide de lo beneficioso que puede ser dar voz a sus empleados y programar reuniones periódicas donde estos profesionales puedan compartir sus ideas y dudas.
Una buena forma de comprobar el nivel de salud de las reuniones es observar el comportamiento de los participantes. Cuando existe desorden, los convocados no muestran predisposición alguna a colaborar o el estado de ánimo general es negativo, es muy probable que exista un error de planteamiento. Si este es el caso, aparte de revisar la periodicidad, los organizadores también se deben preguntar: ¿Cuál es el propósito de estas reuniones? Si la respuesta tarda en llegar o no es clara, hay un problema. De hecho, este es otro de los errores más comunes. Las reuniones tienen que tener siempre un fin bien definido y solo deben fijarse cuando son necesarias.
¿Alguna vez has acudido a una reunión en la que sentías que no pintabas nada? Muchas veces, animados por el espíritu colaborativo o alguna otra idea preconcebida, los organizadores entienden que deben convocar a la reunión a muchas más personas de las que son necesarias. Es preciso entender que, cuando una persona acude a una reunión, está aplazando y dejando de lado el trabajo que estaba realizando. Es decir, cuando se invita a una reunión a profesionales que no pueden contribuir al objetivo de la misma o que no tienen relación con el tema que se trata en ella, la productividad de la organización sufre, como consecuencia, un desgaste.
Hay veces que en la vorágine diaria del trabajo uno se deja llevar por la improvisación. Surge un contratiempo y, con el afán de solucionarlo en menor tiempo posible, convoca un encuentro de forma precipitada. En este caso, el problema es que no suele tener en cuenta cuestiones como: ¿están disponibles todos los profesionales que deberían acudir a la reunión?, ¿los participantes han dejado de lado tareas importantes?, ¿hay otros temas más prioritarios?, ¿quedarán aspectos importantes sin tratar en la reunión?, etc. Las reuniones provechosas necesitan contar con un margen de preparación destinado a definir los temas centrales, consultar la disponibilidad de los participantes, escoger el espacio adecuado para su realización, calcular la duración del encuentro o preparar las herramientas de gestión adecuadas.
Que las reuniones estén planificadas con antelación no quiere decir que no haya cabida en ellas para la creatividad y la innovación. Este tipo de encuentros son perfectos para compartir nuevas ideas. Por ejemplo, a modo de brainstorming. Por ello, es importante tratar de dar voz a todos los participantes, y no caer en el error de dejar que siempre sean los mismos los que hablen. De hacerlo, se estará perdiendo una gran oportunidad para avanzar y crecer. Esa es una de las razones por las que es clave cuidar la figura del moderador, ya que él es quien tiene la responsabilidad de encargarse de establecer los turnos de palabra, controlar los tiempos y contenidos e intervenir en caso de que los temas se desvíen.
Por último, para que una reunión resulte provechosa, deben dejarse claras las conclusiones de la misma, marcándose objetivos e indicadores y concretando las diferentes acciones a realizar. Los participantes deben salir de la reunión con una idea clara de cuál es su papel y su nivel de responsabilidad. Antes de terminar la reunión, es aconsejable dejar un margen de tiempo destinado a la resolución de dudas, a la exposición de sugerencias y al diálogo.
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